Wat is Enterprise Resource Planning ERP?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning, platweg het plannen van mensen en machines binnen jouw organisatie. Het doel van ERP is het efficiënt inzetten van deze middelen. ERP is geen stuk software, ERP is een combinatie van processen, en afspraken. ERP raakt eigenlijk alles binnen een bedrijf, van verkoop tot logistiek, van productie tot inkoop. Software als een ERP-systeem kan hierbij helpen door medewerkers te ondersteunen bij het uitvoeren van hun taken in het kader van ERP.

Mocht je overwegen een ERP-systeem aan te schaffen, bedenk dan dat dit maar een (klein) deel van de oplossing is; Procedures, werkmethoden, werkinstructies en afspraken zijn minstens, zo niet nog belangrijker.

Wanneer moet je beginnen met een ERP systeem?

De keuze voor een ERP systeem kan van een aantal factoren afhangen.

Zo kun je kiezen voor een ERP als je het overzicht kwijt bent op de financiële en operationele prestaties van je bedrijf.  Vaak is dit het geval als je verzuipt in de spreadsheets en kattebelletjes die op je of op de bureaus rondhangen.

Een andere reden zou kunnen zijn dat je je bedrijf wil verkopen. Een goed systeem geeft de juiste informatie en versterkt het vertrouwen in je organisatie.

Natuurlijk zijn er ook nog de bedrijven die starten en vanaf dag één de zaak onder controle willen hebben.

Een ERP systeem is geen must!, dus bedenk altijd of de kosten die je moet maken, de opbrengsten van het systeem niet overstijgen. Een goede ROI is belangrijk.

Wat kost een ERP systeem?

Omdat ieder bedrijf op zijn eigen manier georganiseerd is, zijn eigen management cultuur en zijn eigen USP (Unique Selling Points) heeft en hier ook op wil sturen is deze vraag is moeilijk te beantwoorden. Wel kunnen we iets zeggen van de verschillende kosten soorten waarmee je te maken hebt.

Directe kosten:

Eenmalige kosten:

  • Implementatie
  • Setup kosten

En terugkerende kosten:

  • Licenties
  • Hosting*

Indirecte kosten*:

  • Hardware
  • Software

Wat zijn de voordelen van een ERP systeem?

Als een ERP systeem uiteindelijk is geïmplementeerd dan geeft het de volgende voordelen

  • Rapportages*
    Met een goed geïmplementeerd ERP-systeem is het eenvoudig een 360 graden beeld te maken van een klant. Daarnaast is het eenvoudig om analyses te generen die meer inzicht geven.
  • Beveiliging*
    Omdat alle gegevens bij elkaar in een ERP omgeving zijn opgeslagen is het gemakkelijker deze te beveiligen.
  • Automatisering van werkzaamheden
    Een goed geïmplementeerd ERP-systeem levert naast ondersteuning ook een stuk automatisering van veel voorkomende werkzaamheden, dit zorgt voor minder fouten en meer efficiency.
  • Centrale database*
    Omdat alle bedrijfsprocessen met elkaar verbonden zijn, krijg je een verbeterde efficiëntie.
  • Realtime data*
    Iedere werknemer heeft op ieder moment van de dag inzicht in de meest recente data.
  • Uniforme werkwijze
    Een ERP systeem kan ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde manier werkt, waardoor veel tijd gewonnen wordt en kwaliteitsstandaarden behaald worden.

Wat zijn de nadelen van een ERP systeem?

Uiteraard kleven er ook nadelen aan een ERP systeem, al hebben die vaak te maken met verandering.

  • Weerstand
    Hoe goed een nieuw systeem is, hoe netjes het geïmplementeerd is, als er geen draagvlak is onder de medewerkers dan wordt het geen succes. Ervaring leert ons dat het betrekken van alle medewerkers vanaf het eerste begin van de implementatie een must is, en dat het systeem de volledige ondersteuning van de directie moet hebben.
  • Tijd
    Ontwikkeling en implementatie van een ERP systeem kan zeer tijdrovend zijn. Dit is afhankelijk van de complexiteit van de integratie met de IT-structuur van de organisatie. Omdat iedere organisatie uniek is, moet de ERP software hierop aangepast worden; maatwerk kost nu eenmaal tijd.
  • Investering
    Een ERP implementeren kost geld. Daarnaast speelt de factor tijd. De tijd die de leverancier aangeeft nodig te hebben voor de implementatie ben je voor met je eigen organisatie ook kwijt. Houdt daarnaast rekening met jaarlijks terugkerende investeringen (in tijd en geld) om het systeem up-to-date te houden, een goede ROI berekening is moeilijk maar kan helpen.
  • Afhankelijkheid
    Omdat iedereen binnen de organisatie met het ERP systeem werkt, ontstaat er een grote afhankelijkheid van het systeem. Overstappen naar een andere oplossing is vaak moeizaam, tijdrovend en duur, zeker als er veel maatwerk is toegepast.

Hoe voer ik een ERP systeem in?

Om problemen tijdens de invoer van een ERP systeem te voorkomen is het maken van een implementatie plan heel belangrijk. In dit plan zullen de volgende zaken goed beschreven moeten worden:

  • Doel van de invoering
    beschrijf wat je wil bereiken, stel de W-vragen, wat, waarom, wie en wanneer.
  • Proces beschrijvingen
    Beschrijf de processen zoals ze nodig zijn, niet zoals je ze vandaag heb ingericht. Wellicht kun je hier beter user-stories gebruiken. Als je processen beschrijft zoals ze vandaag zijn, leidt dit vermoedelijk tot geen verbetering.
  • Fit/analyse
    In deze analyse wordt bekeken hoe de processen binnen de gekozen oplossing kunnen worden geïmplementeerd, ook worden de gaten (gaps) in de software duidelijk waarbij gekozen zal moeten worden deze software- of procesmatig op te lossen.
  • Detail plan werkelijke invoering
    Werk met duidelijke verantwoordelijkheden, minimaal een interne en een externe projectmanager van de leverancier. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van de organisatie kunnen project- en stuurgroepen worden ingesteld. Betrek zoveel mogelijk de medewerkers bij het proces, maak ze indien mogelijk medeverantwoordelijk voor een deel van de implementatie. Het hebben van een projectplanner is een must. Let op het is jouw project, dus zorg dat je in de lead blijft.
  • Opleiding
    Door medewerkers actief te betrekken bij de implementatie groeien ze mee met het systeem en worden ze al voor een deel opgeleid. Soms is extra opleiding nodig, kies in dat geval voor een train-de-trainer oplossing, een medewerker die andere gebruikers traint. Dit zorgt voor een grotere betrokkenheid, dus snellere implementatie en minder kosten. Alle medewerkers zullen moeten worden getraind, ook het top en middel management.

Houdt er rekening mee dat mensen op verschillende manieren training nodig hebben.

Welke smaken ERP systeem bestaan er?

Er zijn heel veel ERP-systemen in de market, een keuze maken is niet gemakkelijk. In principe zijn ERP-systemen buiten de volledig maatwerk oplossingen grofweg te onderscheiden in 2 categorieën en 2 smaken, te weten “All-in-one” of “Best of breed” en “Generiek” of “Branche Specifiek”.

  • Best of breed betekent het beste systeem per deelproces.
  • All-in-one betekent, een systeem met daarin al dan niet modulair ondersteuning voor alle bedrijfsprocessen.
  • Generiek betekent een algemeen system niet gericht op een bepaalde branche
  • Branche specifiek betekent een systeem helemaal gericht op een bepaalde branche

Ieder systeem ken zijn voor- en nadelen, de belangrijkste zijn hieronder benoemd

Best of breed

All-in-one

Generiek

Voordelen:

- Veel functionaliteit

- Kennis bij leveranciers

 

Nadelen:

- Koppelingen

- Complex, overdaad aan functionaliteit

- Prijs

 

Voordelen:

- Alle gegevens in een systeem

- Eenduidige gebruiks interface

- Geen koppelingen

- Snelle implementatie

- Rapportages

- Prijs

 

Nadelen:

- gemis aan functionaliteit

Branche Specifiek

Voordelen:

- Veel functionaliteit

- Kennis bij leveranciers

- Vaak ook (data)services van leverancier

- koppelingen met (nationale) databases

 

Nadelen:

- Koppelingen

- Complex, overdaad aan functionaliteit

- Prijs

Voordelen:

- Alle gegevens in een systeem

- Eenduidige gebruiks interface

- Geen koppelingen

- Snelle implementatie

- Rapportages

- Prijs

 

Nadelen:

- Gemis aan functionaliteit

 

 

Daarnaast moet/kan er nog een keuze gemaakt worden voor een cloud of lokale oplossing.

Contact

Wil je een vrijblijvend gesprek en inzicht in een van de  moderne ERP oplossingen
We doen ons best om zo snel mogelijk te reageren.